Des informations éparpillées
Un e-mail pour les coordonnées, un autre pour le Kbis, un appel pour le SIRET oublié. Le dossier se reconstitue à la main, pièce par pièce.
Dossiers · Contrats · Signature électronique
Vos clients remplissent, déposent et signent. Au même endroit.
Engagea réunit en un seul parcours tout ce qu’un dossier client demande : les informations, les pièces justificatives, les documents remplis automatiquement et leur signature électronique. Vous suivez chaque étape d’un coup d’œil.
Sur mesure · Relié à vos outils · Prix sur devis
Les enjeux
Faire signer un client, c’est d’abord réunir son dossier.
Avant la signature, il y a tout le reste : recueillir les informations, obtenir les pièces, remplir les documents sans erreur. C’est là que se perdent le temps et les clients.
Des documents ressaisis
Chaque contrat se remplit à nouveau avec les mêmes données. Une faute de frappe dans une raison sociale, et le document est à refaire.
Des relances à l’aveugle
A-t-il reçu l’invitation, ouvert son dossier, déposé ses pièces ? Sans suivi, on relance tout le monde, ou personne.
Une signature qui doit tenir
Un document signé doit rester intact et prouvable : qui a signé, quand, et sur quelle version exacte du texte.
Le parcours
Du premier lien au document signé.
Quatre étapes pour le client, un seul écran pour vous, et rien à ressaisir.
- 1
Inviter
Une invitation par e-mail, ou un simple lien à transmettre comme vous voulez. Rien à installer.
- 2
Remplir
Un questionnaire clair, section par section, enregistré au fil de la saisie. Le client reprend où il en était.
- 3
Déposer
Kbis, pièce d’identité, RIB : les pièces arrivent dans le dossier. Vous voyez aussitôt ce qui manque.
- 4
Signer
Les documents se remplissent seuls avec ses réponses. Il relit, signe en quelques secondes, reçoit son exemplaire.
Ce que fait Engagea
Tout le dossier, dans un seul outil.
Les écrans ci-dessous sont ceux de l’application, avec des données de démonstration.
Espace client
Un parcours que vos clients terminent.
Chaque client dispose d’un espace à votre marque, qui ne lui demande que ce dont ses documents ont besoin. La progression s’affiche, tout s’enregistre au fil de la saisie, et il reprend plus tard sur son téléphone s’il le souhaite.
- Questions limitées au strict nécessaire
- Enregistrement automatique, reprise à tout moment
- Ordinateur ou téléphone, sans compte à installer
Pièces justificatives
Les pièces arrivent là où elles servent.
Le client dépose ses justificatifs directement dans son dossier, glissés depuis son ordinateur ou photographiés depuis son téléphone. Chaque pièce est rattachée au document qui la réclame, et aucun signataire n’est bloqué par une pièce qu’on ne lui a pas demandée.
- PDF, images ou documents bureautiques
- Plusieurs fichiers par pièce (recto, verso…)
- Pièces jointes à l’exemplaire signé quand le contrat le prévoit
Remplissage des documents
Vos modèles, remplis sans une ressaisie.
Vos contrats Word restent les vôtres. Engagea les remplit avec les réponses du client, coche les options qu’il a retenues et lui présente le document exact qu’il va signer. Ce qui est connu d’un dossier sert à tous ses documents.
- Vos modèles Word, votre mise en page
- Options et cases à cocher choisies par le client
- Plusieurs documents par dossier, signés séparément
Suivi du cabinet
Chaque dossier, d’un coup d’œil.
Le tableau de bord montre où en est chaque client : invité ou non, formulaire rempli ou à compléter, documents signés ou en attente. Vous relancez qui il faut, quand il faut, et vous voyez ce que le client a sous les yeux pour l’aider au téléphone.
- Statut et progression de chaque dossier
- Journal de chaque dossier : qui a fait quoi, et quand
- Filtres par type de document
Signature et preuve
Un document scellé, une preuve détaillée.
Une fois signé, chaque exemplaire est scellé : la moindre modification se verrait. Un certificat de preuve l’accompagne, qui établit qui a signé, quand, après avoir lu quelle version, et comment le vérifier. Vous êtes prévenu dès qu’un dossier est complet, exemplaires joints.
- Horodatage serveur et recueil du consentement
- Empreinte du document et registre chaîné
- Exemplaire remis au client et au cabinet
Sur mesure
Branché sur vos outils, taillé pour votre métier.
Engagea ne vit pas en vase clos. Nous le relions à ce que vous utilisez déjà, pour qu’un dossier signé enchaîne sur la suite sans que personne ne recopie quoi que ce soit.
Nous travaillons sur mesure : vos modèles, votre marque, vos outils, votre façon de faire. On part de votre existant, pas d’un catalogue.
Votre CRM
La fiche client se crée ou se met à jour, le statut du dossier suit.
Votre facturation
Un contrat signé peut déclencher le devis, la facture ou l’abonnement.
Vos documents
Exemplaires signés et pièces rangés dans votre espace de stockage.
Votre agenda
Un rendez-vous de démarrage proposé dès la signature.
Votre comptabilité
Les informations du client transmises sans ressaisie.
Vos automatisations
Chaque étape du dossier peut notifier ou déclencher la suite.
À vos couleurs
Votre logo et votre teinte dans l’espace client, sur les documents et dans les e-mails, envoyés sous le nom de votre marque.
Plusieurs marques, un seul outil
Vous proposez plusieurs offres ? Chaque document porte l’enseigne qui le propose, dans un même tableau de bord.
Pensé pour le téléphone
La plupart de vos clients ouvriront leur invitation sur leur téléphone. Tout le parcours y est confortable.
Tarif
Sur devis
Chaque mise en place est différente : le nombre de documents, les outils à relier, le volume de dossiers. Nous chiffrons après un premier échange.
Ce que comprend la mise en place
- Vos modèles de documents préparés et testés
- Le questionnaire adapté à vos documents
- Votre marque : logo, couleurs, expéditeur des e-mails
- Les liaisons avec vos outils (CRM, facturation…)
- La prise en main par votre équipe
- L’hébergement, les sauvegardes et la maintenance
Questions fréquentes
Avant de nous écrire.
Quelle valeur a la signature ?
Il s’agit d’une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS. Chaque exemplaire signé est scellé et accompagné d’un certificat de preuve détaillé : identification du signataire, horodatage, recueil du consentement, empreinte du document. Elle convient aux lettres de mission, contrats de prestation, accords de confidentialité ou bons de commande. Si un de vos actes exige un niveau supérieur, nous en parlons dès le départ.
Mes clients doivent-ils installer quelque chose ?
Non. Tout se passe dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Le client ouvre son invitation, remplit, dépose et signe au même endroit.
Puis-je utiliser mes propres contrats ?
Oui, c’est même le principe : vos modèles Word sont repris tels quels, avec leur mise en page. Nous y plaçons les champs que le client remplit et les options qu’il peut cocher.
Et si le client s’arrête en cours de route ?
Tout est enregistré au fil de la saisie. Il reprend où il en était, quand il veut, et vous voyez son avancement pour le relancer au bon moment.
Peut-on relier Engagea à nos outils ?
Oui. Nous travaillons sur mesure : CRM, facturation, stockage de documents, agenda ou automatisations. Nous partons de vos outils et de votre façon de travailler, pas l’inverse.
Combien ça coûte ?
Le prix dépend du nombre de documents à mettre en place, des outils à relier et du volume de dossiers. Nous établissons un devis après un premier échange, sans engagement.
Demander un devis
Parlons de vos dossiers.
Dites-nous ce que vous faites signer et avec quels outils vous travaillez. Nous revenons vers vous avec une proposition.
Ou directement :
contact@tc-automation.fr